Il est courant chez les PME et petites entreprises de négliger le domaine des achats. Bien sûr, vous achetez des biens et des services, mais vous ne planifiez pas toujours les achats aussi bien que possible. En conséquence, vous pouvez dépenser plus d'argent que nécessaire, acheter des produits qui ne correspondent pas à vos besoins ou choisir des fournisseurs qui n'offrent pas le niveau de service client que vous méritez.
Si vous n'accordez pas suffisamment d'attention à vos achats, le coût de votre activité pourrait atteindre un niveau inutilement élevé. À mesure que les dépenses d'exploitation augmentent, les marges bénéficiaires diminuent, vous devrez soit vivre avec des profits moindres, soit augmenter vos prix, et aucun de ces choix n'est idéal. En gardant vos coûts sous contrôle, vous serez en mesure de maintenir vos prix à des niveaux compétitifs.
Alors, comment implémenter une politique achat en PME ? Suivez le guide.
Choisir un acheteur / responsable achats
Pour acheter judicieusement, vous devez acheter la bonne qualité et la bonne quantité de matériaux ou de produits au meilleur prix possible et au moment opportun auprès du meilleur fournisseur.
Le processus d'achat est beaucoup plus rationalisé dans les petites entreprises que dans les grandes entreprises, en particulier lorsque les entreprises sont encore assez récentes. Le propriétaire décide généralement quoi acheter, quand acheter, où acheter et combien acheter. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, le propriétaire / directeur peut ne plus être en mesure de gérer cette tâche et devra la déléguer à d'autres.
Alors qu'une petite entreprise n'aura probablement pas besoin de créer un service d'achat complet, elle aura besoin d'une personne responsable des achats. En sélectionnant une personne pour gérer toutes les activités d'achat de l'entreprise, vous diminuez le risque de duplication des commandes pour les mêmes articles.
Les achats ne doivent pas nécessairement être le seul devoir du responsable des achats; en fait, votre entreprise peut ne pas faire suffisamment d'achats pour avoir besoin d'un responsable des achats à plein temps. Vous devez sélectionner un employé qui peut gérer les achats, ainsi que les autres tâches qu'il ou elle gère déjà. Cette personne doit être en mesure de communiquer clairement avec les fournisseurs de votre entreprise.
Bien que les tâches d'achat n'occupent probablement pas tout le temps de cette personne, il ne s'agit pas seulement de passer des commandes. Le responsable achats devra rassembler les commandes, s'assurer qu'elles sont complètes et rester dans les limites que l'entreprise peut avoir fixées sur les dépenses, sélectionner un fournisseur approprié, commander les marchandises, vérifier leur état à la réception, s'assurer que la facture est correcte, et accélérer le paiement de la facture en la transmettant au service comptable.
Pensez également à externaliser cette fonction au besoin. Contactez-nous pour plus d'informations.
Définir une politique achat détaillée
Avant de déléguer la fonction d'achat à un employé de votre PME, il est important de rédiger une politique d'achat pour votre entreprise. Vous voudrez peut-être même créer une telle politique pendant que vous êtes toujours en charge des achats, comme un guide pour vous-même.
La politique d'achat doit répondre aux questions suivantes:
Qui a le pouvoir d'acheter des articles pour l'entreprise ? Quels articles cette personne peut-elle acheter ? Y a-t-il des limites de dépenses ?
Quelles sont les exigences de l'entreprise pour une concurrence adéquate des fournisseurs et quels critères seront utilisés pour sélectionner les fournisseurs possibles ?
Quelle est la position de l'entreprise sur l'acceptation des cadeaux ?
Quels types de contrats l'entreprise peut-elle conclure avec les fournisseurs retenus ?
Quelle est la position de l'entreprise concernant les conflits d'intérêts et les prêts personnels des fournisseurs ?
Quels types d'informations l'entreprise considère-t-elle comme confidentielles?
Quelle est la procédure pour traiter les questions juridiques?
Quels sont les objectifs à court, moyen et long terme ?
Définir un système de commande
Les étapes que vos employés et votre responsable achats suivront pour demander, commander, recevoir et payer des marchandises et des matériaux constituent votre système de commande. Un bon système de commande aidera à maintenir des relations satisfaisantes avec les fournisseurs, améliorera la gestion de la trésorerie, facilitera le contrôle des stocks, évitera les ruptures et augmentera la rentabilité globale de votre entreprise.
Comment bien choisir et évaluer les fournisseurs ?
Avant de contacter un fournisseur, vous devez savoir où le trouver. Vous devez savoir où vous pouvez trouver des fournisseurs avant et après le début de votre activité. Pour rechercher des fournisseurs dans votre région, effectuez vos recherches sur Google ou le site de la Kompass. Privilégiez également le réseau via LinkedIn ainsi que votre chambre de commerce locale. Pour élargir votre recherche, consultez des sites Web, des publications et des associations relatives à votre industrie; ces sources devraient pouvoir vous donner un certain nombre de pistes.
Vous devez non seulement trouver les fournisseurs mais également les évaluer avant de passer une commande (mais aussi après). Tenez compte des points suivants lorsque vous évaluez les performances d'un fournisseur :
Capacité à livrer à temps (ni en avance, ni en retard)
Rapidité des livraisons si urgence
Exhaustivité des commandes expédiées
Qualité des articles expédiés
Qualité du service client
Compétitivité des prix
Performances précédentes avec des commandes similaires
Solidité de la situation financière
Capacité à répondre aux spécifications de conception
Expertise des commerciaux et du personnel technique
Faites appel à des experts
Le sourcing et la gestion de la relation avec vos fournisseurs, le comparatif des prix, la négociation des conditions commerciales… Tout cela prend du temps et peut vous déconcentrer de votre activité principale. Il est donc parfois plus simple et plus rapide de se faire accompagner par un expert.
Un consultant spécialisé sera également totalement indépendant dans ses fonctions ce qui vous permettra de faire des choix objectifs basés sur des critères fiables.
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